basé sur spip
Chaque migration vers OpenOffice.org (OOo) revêt des caractéristiques spécifiques. Nous relatons cependant une « façon de faire » qui peut s’appliquer dans de nombreux cas.
La migration vers OpenOffice.org peut concerner une entreprise, une collectivité ou toute autre structure (association...). Dans tous les cas, pour Cliss XXI qui accompagne cette migration, il s’agit d’un de nos usagers. C’est donc sous le nom « Usager » que nous désignerons la structure concernée par la migration.
Le « Chef de projet Cliss XXI » occupe une place tout à fait particulière au sein du projet de migration vers OpenOffice.org : c’est lui qui a la maîtrise de l’ensemble de l’avancée de la migration, qui en connaît chaque étape. La migration vers OpenOffice.org est une étape importante pour l’Usager. Cependant, nous ne concevons pas cette migration comme un défi technique. C’est pourquoi le Chef de projet Cliss XXI est avant tout une personne expérimentée dans la conduite de projets impliquant des utilisateurs professionnels, non informaticiens, en liaison avec la Direction informatique et les services concernés.
D’une manière symétrique, pour la durée de la migration, l’Usager a constitué un groupe de suivi opérationnel et technique, que nous appellerons « le comité de pilotage Usager ».
« Le comité de pilotage Usager » peut être composé de personnels issus du service informatique, et, également, de personnels issus de différents services.
Au sein du « comité de pilotage Usager » est désigné un interlocuteur privilégié du « chef de projet Cliss XXI », que nous appellerons « Chef de projet Usager ».
Nous prévoyons un minimum de 5 réunions entre le Chef de projet Cliss XXI et le comité de pilotage Usager :
La réunion de lancement (voir plus bas), comportant la présentation des outils de communication utilisés durant toute la migration.
Une réunion de synthèse suite aux réunions d’information des utilisateurs.
Un moment de présentation du poste témoin et préalable aux sessions de formation (dépouillement du questionnaire préalable, et constitution des groupes de formation par niveau, de débutants à experts, d’un côté en traitement de texte, de l’autre en tableur).
Une présentation du rapport préalable à la migration.
Une réunion de synthèse des formations, qui constituera le point de départ de l’utilisation de OOo par les différents personnels.
Au-delà de ces 5 réunions minimales, il sera possible d’en prévoir d’autres, à l’initiative du Chef de projet Cliss XXI ou du Chef de projet Usager.
Cette réunion de lancement concerne le Chef de Projet Cliss XXI et le Comité de pilotage Usager. La réunion de lancement doit permettre de dégager des objectifs simples, mais qu’il est très important d’atteindre en cours de réunion :
Nomination officielle des principaux interlocuteurs, du côté Cliss XXI et du côté Usager sur cette migration.
Mise à plat du planning définitif. Il s’agit ici de figer l’échéancier précis des réunions, et des différentes phases (informations, documentations, mise en place des postes...). Ce planning tiendra compte des pré-requis et des impératifs de mise en service.
Définition de tous les points d’avancement.
Fréquence et modalités du reporting attendu de la part du « Chef de projet Cliss XXI ». Le reporting pourra en particulier être effectué par courrier électronique.
L’objectif essentiel de cette phase d’information est de rechercher l’adhésion de l’ensemble des personnels à propos de la migration vers OpenOffice.org, afin de pouvoir nous appuyer sur leur motivation, pour réussir le passage à OpenOffice.org.
Ces réunions peuvent concerner chacune une dizaine de personnes. Chacune de ces réunions doit permettre 3 types d’information et d’expression :
Le Chef de projet Usager : c’est lui qui retrace la genèse du projet. Qui a pris la décision ? Pourquoi ? Qu’est-ce qui a motivé la décision : aspects financiers ? Aspects indépendance ? Aspects fonctionnels ? Etc...
Le Chef de projet Cliss XXI : il présente les grandes étapes de la migration, et présente ce qu’est OpenOffice.org, sans toutefois se limiter aux aspects fonctionnels : histoire de OpenOffice.org ; pourquoi parle-t-on de logiciel libre ? Pourquoi est-ce important ? Qui utilise OpenOffice.org ? Et dans la région ? Etc...
Les utilisateurs eux mêmes : leur expression au cours de cette première réunion est très importante. N’oublions pas qu’il, s’agit de gagner leur adhésion à la réussite de la migration. En particulier, il s’agit de les faire s’exprimer sur leurs craintes : que va-t-il se passer avec mes documents existants ? Vais-je pouvoir correspondre avec d’autres structures / clients / fournisseurs / organismes administratifs ? Faut-il tout réapprendre ? J’utilise un logiciel métier qui interagit avec Word. Et maintenant ?
Chacune de ces réunions, sous l’impulsion du Chef de projet Cliss XXI, s’appuiera sur deux aspects :
C’est vrai qu’il y aura des efforts à faire : une migration implique nécessairement des changements d’habitudes. Il faut s’y attendre et s’y préparer.
Mais chacun peut être rassuré : ces efforts sont réellement à la portée de chacun, par ailleurs utilisateur bureautique.
Enfin, dès cette première réunion, un point très important sera mis en avant :
Cette migration, c’est l’occasion d’apprendre de nouvelles choses, de s’améliorer, en traitement de texte et en tableur, en utilisant un outil moderne, très fonctionnel, très riche. Les formations prévues vont permettre à chacun(e) de progresser, de mieux travailler.
Ce dernier point repose bien entendu sur le contenu des formations que nous proposons : il ne s’agit pas seulement d’utiliser OpenOffice.org. Il s’agit « d’en profiter » pour aller plus loin (utilisation des styles, export PDF, frontal bases de données, signatures numériques, barres d’outils flottantes, tableaux imbriqués...).
À l’issue de chaque réunion, un questionnaire préparatoire aux sessions de formation est remis à chaque utilisateur. Il s’agit d’un questionnaire d’évaluation et de recensement des connaissances et des pratiques dans les domaines ciblés par les formations : le traitement de texte et le tableur, le plus souvent, mais cela peut également concerner Impress (présentation) ou OpenOffice Base.
Au-delà des aspects « collecte d’informations », ces questionnaires s’inscrivent également dans la perspective de « donner envie » d’aller plus loin, d’apprendre de nouvelles choses, de participer à une migration vers des outils modernes, performants, permettant de mieux travailler.
Il s’agit d’une base partagée entre tous les acteurs de la migration : Cliss XXI et les différents personnels concernés.
Cette base d’informations et de connaissances est opérationnelle dès la première réunion.
Nous proposons de la mettre en oeuvre sous la forme d’un site internet extrèmement simple d’accès, qui serait « rempli » tout au long de la migration, par les personnels concernés et Cliss XXI. Ce site internet doit ainsi pouvoir être alimenté par chacun, non informaticien. Nous proposons ainsi l’outil qui nous semble le plus correspondre à ces critères de simplicités et d’échanges collaboratifs : le Wiki.
Ce wiki est hébergé sur une plate-forme Cliss XXI, accessible par chaque utilisateur du groupe pilote, depuis son navigateur internet.
Sa conception en sera volontairement simplifiée, au travers de quelques rubriques significatives :
Mes questions
Mes remarques
Problèmes rencontrés
Suggestions
Trucs et Astuces
Par ailleurs, ce Wiki comporte également une page « contact », permettant d’accéder aux coordonnées téléphoniques et courriels de l’assistance Cliss XXI pour cette migration.
Enfin, cet outil collaboratif dispose d’un moteur de recherche, dont l’utilisation peut être particulièrement appréciée, lors des phases de demandes d’assistance ultérieures. Un tel Wiki devient ainsi une véritable FAQ (Foire Aux Questions) partagée par l’ensemble des personnels.
Durant toutes les étapes de la migration, le site Wiki va être alimenté par les utilisateurs et par Cliss XXI. Il peut cependant être intéressant de « doubler » cette base de connaissances et d’informations par un guide papier, délivré à chacun(e) dès la réunion initiale.
Ce guide papier, même s’il n’est pas aussi étoffé que la base-wiki, permettra de rappeler les étapes phares de la migration, l’URL de la base Wiki, l’adresse courriel et téléphone de l’assistance Cliss XXI, et quelques aspects fonctionnels de OpenOffice.org.
Le fait de décrire quelques aspects fonctionnels de OpenOffice.org s’inscrit dans la même logique décrite plus haut : il s’agit de donner envie aux utilisateurs d’utiliser ce nouveau produit.
Cette phase succède immédiatement aux réunions initiales.
Il s’agit de collecter auprès des utilisateurs des documents produits ou reçus (notamment par courriel), concernant les domaines OpenOffice.org (à priori Traitement de texte, Tableur, voire Présentation).
Cliss XXI veille à ce que cette collecte soit réellement significative :
Textes avec photos, images.
Textes avec tableaux.
Textes multi-colonnes.
Tableaux imbriqués.
Publipostages.
Présentations.
Papier en-tête.
Polices « ésotériques ».
Par ailleurs, nous veillons à ce que ce recencement dresse la liste exhaustive :
des documents qui utilisent des macros.
des documents issus d’applicatifs métiers.
Cliss XXI analyse l’ensemble des documents collectés, selon deux angles :
La conversion de ces documents au format OOo
La production de ces documents, directement depuis OOo
Cette analyse nous permet d’envisager la plupart des problèmes potentiels qui pourront arriver par la suite :
Dans le domaine de la conversion (pour des documents reçus par courriel, notamment) : changement de polices, tableaux « décalés », images « qui sortent du cadre ».
Dans le domaine de la production : par expérience, on sait que c’est la production de documents sous OOo qui pose le moins de problème. Mais cette phase d’analyse permet de lister les fonctionnalités les plus mises en oeuvre, afin d’y mettre l’accent lors des phases de formation ultérieures.
Concernant la question des macros, il faut savoir que :
Les macros MS Excel commencent à être prises en charge depuis la version 2.2 qui est toute récente. Il est donc possible que certaines macros Excel ne soit pas convertibles simplement.
En général, l’écriture des macros Excel provient du service informatique, et non des utilisateurs eux mêmes. Il pourra donc être défini une stratégie de conversions de macros et/ou d’apprentissage à l’écriture des macros en langage OOo.
Cette phase consiste à configurer un poste avec OpenOffice.org, et différents répertoires contenant les documents collectés, les situations potentielles de blocage lors de la migration et les différents cas de figures recensés lors de la collecte de documents.
Ce poste témoin s’inscrit dans l’objectif de permettre une consultation libre de chacun des utilisateurs, afin de disposer, à proximité de son propre bureau, d’un catalogue de situations d’ores et déjà résolues avec OOo.
Ce rapport reprend les différents éléments déjà appréhendés :
Les réunions d’informations.
Les documents collectés.
Les premières transcriptions sur le poste témoin.
Les questionnaires utilisateurs.
Le rapport de migration aborde tous les points inhérents à la migration, que ce soit en termes de points forts ou de craintes à appréhender.
Enfin, le rapport se projette sur les groupes de formations à venir : il détaille les fonctions les plus couramment utilisées ainsi que les fonctions utiles qui ne sont pas utilisées ou mal utilisées ou encore non connues par l’utilisateur.
Cela permet d’apporter une formation de qualité par la réalisation de groupes homogènes pour les formations.
Cette phase peut être réalisée conjointement avec le service informatique de l’Usager. Nous préconisons l’installation de la suite OpenOffice.org dans sa version la plus récente et la configuration par défaut que nous complèterons éventuellement.
Cliss XXI propose des formations de une ou deux journées par module OpenOffice.org (Writer - Calc - Impress - Base).
La durée des formations est déterminée en liaison avec le Chef de Projet Usager, en appui sur les réunions utilisateurs et les questionnaires individuels. Chaque formation apporte un support de cours à chaque stagiaire.
Cette phase succède immédiatement aux sessions de formation. Il s’agit de permettre à chaque utilisateur de « basculer » vers OpenOffice.org. Cliss XXI prévoit la mise à disposition, au sein des locaux de l’Usager (idéalement au niveau du poste témoin) d’un référent Cliss XXI, durant plusieurs jours.
Durant cette période, il est ainsi possible d’être extrèmement réactif aux sollicitations des utilisateurs, de répondre immédiatement à leurs demandes, leurs attentes, de prolonger les sessions de formation que chacun(e) vient d’effectuer. Ces quelques jours sont suffisants pour se confronter à de nombreux cas pratiques, tant en confection de documents qu’en réception.
Ils permettent surtout de « soutenir » le processus de migration, à un moment où les utilisateurs entrent pleinement dedans : on n’est plus dans une phase de poste témoin, de cours théoriques ou de pratiques sous forme d’exercices. On est maintenant pleinement dans une phase de « production autonome ». On est entré dans une bascule « pour de vrai ». Le fait d’avoir sur place un interlocuteur compétent est un atout déterminant pour franchir ce nouveau cap.
Durant ces jours d’accompagnement sur site, le référent Cliss XXI, au delà de son assistance directe aux utilisateurs, prend appui sur la base d’informations et de connaissances, qu’il complète en fonction de chacune de ses interventions. Ainsi, se met en place une capitalisation des expériences, des problèmes rencontrés, des demandes d’assistance, dont chacun peut tirer profit dans sa pratique quotidienne.
À l’issue, de la phase d’accompagnement sur site, et pour toute la durée de la migration, Cliss XXI assure une assistance téléphonique et courriel, par l’intermédiaire de son service assistance.
Conformément à notre pratique habituelle, nous nous engageons à intervenir, dès votre première sollicitation, dans le cadre d’une formule 10/5 (10 heures par jour / 5 jours ouvrés par semaine).
Chaque demande par courriel peut être accompagnée, en fichier joint, d’un document OOo, et/ou d’une capture d’écran.
Par ailleurs, la base d’informations et de connaissances, mise en place dès le début de notre intervention, est également un outil complémentaire d’assistance, en ce sens qu’il s’agit d’un outil collaboratif, visible par l’ensemble des utilisateurs. Un tel outil « garde la mémoire » de l’ensemble des questions, remarques, suggestions, d’un utilisateur donné, et « en fait profiter les autres ».
Ainsi, on peut préférer formuler une demande d’assistance au travers du Wiki collaboratif (y compris en joignant les mêmes documents OOo et captures d’écran), et joindre l’assistance Cliss XXI (toujours par téléphone ou courriel) en indiquant simplement que la demande a été consignée dans le Wiki spécifique à la migration.
De la même manière, Cliss XXI traite la demande directement auprès de la personne demandeuse, et double sa réponse dans la base de connaissances et d’informations.
L’intérêt de cette façon de faire réside dans l’utilisation du moteur de recherche du Wiki collaboratif : toute demande ultérieure pourra être précédée d’une recherche, afin de « voir si quelqu’un d’autre a déjà rencontré ce problème ».
Parallèlement aux demandes d’assistance par téléphone et/ou courriel, il peut être envisagé des interventions de Cliss XXI, sous la forme de demi-journées :
Pour initier de nouvelles personnes.
Pour revenir sur des apports vus en sessions de formation, mais qu’il convient d’approfondir.
Pour aborder de nouvelles fonctionnalités d’OpenOffice.org non encore appréhendées.
Pour envisager collectivement une solution à une problématique bureautique donnée.
Etc...